Secondes
Par document
Le traitement passe de plusieurs minutes à quelques secondes, y compris sur des numérisations de mauvaise qualité.
MODULE IA 05
Extraction de documents
Vos factures, bons de commande et contrats se saisissent tout seuls.
Nous mettons en place une chaîne qui lit vos documents entrants — PDF, numérisations, photos prises sur le terrain — en extrait les champs qui comptent et les dépose dans votre système. Ce qui est certain part directement ; ce qui est douteux part en file de validation avec le doute signalé. Personne ne revérifie mille documents pour en attraper trois.
Pour qui
- Services comptables qui saisissent des factures fournisseurs à la main
- Entreprises de construction et de transport avec des bons de livraison papier
- Cabinets qui dépouillent des contrats et des baux page par page
- Toute organisation dont un employé passe ses journées à recopier des PDF
Ce que vous vivez aujourd'hui
- Chaque facture prend entre trois et huit minutes de saisie manuelle
- Les erreurs de frappe sur les montants ne se découvrent qu'à la conciliation
- Les documents arrivent en cinquante mises en page différentes selon le fournisseur
- Les photos prises sur les chantiers finissent dans un dossier que personne ne traite
Ce que ça vous apporte
Signalé
Chaque doute
Le système indique son niveau de certitude par champ. Vos équipes ne vérifient que ce qui mérite un œil humain.
Sans modèle
Nouvelle mise en page
Un fournisseur change son gabarit sans prévenir ? L'extraction continue de fonctionner, sans reparamétrage.
Ce qui est inclus
- Analyse d'un échantillon réel de vos documents, cas tordus compris
- Réception automatique depuis une boîte courriel, un dossier ou un dépôt web
- Extraction des champs définis avec vous, avec un indice de confiance par champ
- File de validation pour les cas douteux, avec correction en un clic
- Écriture directe dans votre comptabilité, votre ERP ou un fichier structuré
- Rapport mensuel : volumes traités, taux d'automatisation, champs qui posent problème
Comment ça se déroule
01
Échantillon et cas limites
1 semaineNous prenons un lot représentatif, y compris les documents froissés, mal numérisés ou manuscrits, pour mesurer le taux réellement atteignable.
02
Chaîne de traitement
2 à 4 semainesMise en place de la réception, de l'extraction et de l'écriture dans votre système, avec la file de validation.
03
Double saisie de contrôle
2 à 3 semainesPendant quelques semaines, l'ancien processus continue en parallèle. Nous comparons les résultats avant de couper la saisie manuelle.
04
Exploitation
En continuSuivi du taux d'automatisation, traitement des nouveaux formats et amélioration des champs les moins fiables.
Délais indicatifs, liés à la variété de vos documents. Un seul type de facture va beaucoup plus vite que douze types mélangés.
Les questions que vous vous posez
Quel taux d'automatisation peut-on espérer ?
Nous ne donnons pas de chiffre avant d'avoir vu vos documents : cela dépend entièrement de leur qualité et de leur variété. La phase d'échantillon existe précisément pour vous donner un chiffre mesuré sur vos propres fichiers, avant de vous engager.
Que se passe-t-il si l'extraction se trompe sur un montant ?
Les champs financiers sont configurés avec un seuil de confiance élevé : en dessous, le document part systématiquement en validation humaine. Les contrôles de cohérence — total égal à la somme des lignes, taxes plausibles — bloquent aussi les aberrations.
Est-ce que ça marche sur des documents manuscrits ?
Partiellement, et c'est honnêtement le cas le plus difficile. L'échantillon initial tranchera : parfois le gain est réel, parfois nous vous dirons que la saisie humaine reste plus rapide.
Nos documents sont confidentiels. Où sont-ils traités ?
Selon votre niveau d'exigence, la chaîne peut tourner entièrement sur votre infrastructure. Les obligations de la Loi 25 sur les renseignements personnels sont intégrées au cadrage, pas ajoutées après coup.
Personne ne devrait passer sa journée à recopier des PDF.
Envoyez-nous un échantillon de vos documents : nous mesurons le taux d'automatisation atteignable avant tout engagement.
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